Američki preduzetnik ukrajinskog porekla, Maks Levčin zna kako da organizuje svoj dan:

Pre 17 godina Maks Levčin je zajedno sa Ilonom Maskom, Piterom Tilem i drugima postao jedan od osnivača toga što će kasnije postati PayPal. Od tada, 39-godišnji preduzetnik i investitor ukrajinskog porekla, pokrenuo je nekoliko kampanja među kojima su Slide, mreža za razmenu društvenih medija, koju je Google prodao za više od 200 miliona dolara. Poslednji projekat Levčina HVF(Hard Valuable Fun-Izuzetno vredna zabava) već je iznedrio još dve kompanije: Glow, web sajt za praćenje mogućnosti žene da zatrudni, I Affirm, finansijski startap, koji se fokusira na bankarski sektor.

Kako Levčin, otac dvoje dece – trogodišnjeg i petogodišnjeg, uspeva da upravlja tolikim startapovima (da ne govorimo o njegovim pozicijama u odboru direktora Yahoo-a, Evernote-a, Yelp-a i drugim kompanijama)? Sve je to zahvaljujući režimnom korišćenju e-mail-a, zahvaljujući zajedničkoj kancelariji i jutarnjem ritualu koji brzo stvara osećaj ispunjenosti. Evo šta je on sam rekao o njemu: “ Produktivni dan za mene je onaj kada na kraju dana kada legnem pomislim: – Danas sam ja kontrolisao svoj posao, a ne obrnuto.”
Ustajem u 5:30h i sledećih sat vremena provodim čitajući vesti o tome šta se desilo u toku noći, uglavnom pisma iz Kine. Glow, kompanija koja se bavi praćenjem mogućnosti začeća, čiji sam jedan od osnivača, ima sedište u Šangaju. Kada se otvaraju američka finansijska tržišta proveravam vesti. Posle toga sastavljam spisak od “pet glavnih stvari” koje moram da uradim tog dana. Neke od njih potraju i nekoliko dana tako da po pravilu počinjem tako što kopiram spisak obaveza od prethodnog dana u Evernote. Ne spadam u one ljude koji su opsednuti listama, ali se bavim njima svaki dan kako bih tačno znao šta treba da uradim.

Zatim sedam na bicikl, ili ako je napolju hladno ili kišovito, na sobni bicikl, koji je zapravo efektniji jer omogućava okretanje pedala pola sata bez prestanka. To je potrebno da bih došao do tačke kada moj reptilski mozak sasvim preuzima kontrolu: ni o čemu ne razmišljam, samo okrećem pedale. Volim da iskusim super-intenzivni doživljaj na samom početku dana. To me čini veselim i energičnim. Ali tu je i važan psihološki momenat – pravi osećaj ispunjenosti. Tako čak i ako na poslu bude loš dan, barem sam se lepo provozao na biciklu.

Obično u kancelariju stižem oko 8h. Volim da dolazim rano jer se u to vreme zajednička aktivnost oseća najviše. Mnogo putujem i zato ako sam u kancelariji hoću da budem dostupan. Imam dva stola na suprotnim stranama kancelarije, ali retko sedim za bilo kojim od njih. Umesto toga, po pravilu, smestim se u samom srcu kancelarije, kafeteriji, na klupi prekoputa toaleta. Ljudi znaju da ako nisam zauzet telefonskim razgovorom mogu da priđu i da porazgovaraju sa mnom. Naterao sam sebe da radim to posle anonimne ankete koju sam sproveo među saradnicima prošle godine. Mnogi su rekli: “Ne znamo uvek gde je Maks. Jasno nam je da je zauzet,ali bilo bi lepo kada bismo barem znali gde se nalazi. ”

Posao generalnog direktora je da stalno nalazi načine da natera ljude da rade što je moguće efikasnije za opštu dobit. Za to je potrebno biti dostupan. Ja sam introvertan, i stalni razgovor sa drugim ljudima za mene je previše naporan posao. Više volim duži period napornog rada i koncentracije, ali biti generalni direktor znači biti stalno prekidan i stalno biti zauzet novim izazovima. Dakle, odluka da postanem stalno dostupan u zoni kafeterije doneta je zahvaljujući tome što sam shvatio da sam ionako sve vreme ometen. Kada bi me još malo više odvlačili od posla svi ti ljudi sa svojim pitanjima ne bi me koštalo naročito. Ali zato će njima to značiti.

Zauzeti mesto preko puta toaleta bilo je strategijsko rešenje jer svi moramo otići do toaleta u nekom trenutku.Tuda uvek prolazi neko ko može reći: – Uzgred! Hteo sam da Vas pitam… To je takođe doprinelu umanjenju obima moje elektronske pošte. Umesto četiri ili pet iteracija razmene poruka, ljudi mogu da posede sa mnom i da porazgovaraju o tome što ih interesuje.

Tri puta nedeljno organizujem sastanak top-menadžmenta, u trajanju od 30 ili 40 minuta, za vreme kog se svi moji menadžeri okupljaju kako bi izneli poteškoće sa kojima se susrećemo. Trudim se da za to nađem posebnu sobu. Međutim, ako se razgovor ne obavlja u tajnosti više volim da ga vodim pred svima. Nedavno sam razgovaram sa našim tehničkim direktorom o planu razvoja Affirma; razgovor se odvijao upravo u kafiću. U Afirrm-u insistiramo na takvoj finansijskoj transparentnosti – na kraju krajeva pokušavamo da stvorimo banku budućnosti. Apsolutnja postane a transparentnost je ključ za uspeh finansijske institucije koja je na usluzi mladim ljudima, razočaranim tajanstvenim, teško razumljivim svetom bankarstva. Prema tome, sve diskusije u toku kojih rešavamo koji proizvod ćemo razvijati, a koji ne, odvijaju se otvoreno. Ponekad diskusija postane žestoka, ali za ljude je korisno da vide kako se donose odluke.

Ako zaista moram da se fokusiram na kreativni rad odlazim u kafić. Sviđa mi se anonimnost – sav taj žamor okolo, kada ljudi razgovaraju, naručuju pića i svako živi svoj život. Osim toga, ja pijem velike količine kafe. Nekoliko puta u toku svakog dana izolujem se od svih ostalih na nekoliko sati da bih obavio svoje poslove. Samo ako me žena zove javljam se na telefon. Ne proveravam elektronsku poštu i gasim sve aplikacije za razmenu poruka. To stvarno doprinosi mojoj produktivnosti.

Eksperimentisao sam sa načinima merenja svoje produktivnosti. Naprimer, pratio sam trajanje sastanaka i koliko tema sam u stanju da obuhvatim na svakom od njih. Takođe kao opsednut pratim svoju brzinu čitanja i mogu da vam reći broj dolaznih poruka u mojoj pošti za poslednjih 20-30 dana.

Moj cilj je postignem da se njihov broj svede na nulu, ali skoro svakog dana dobijam oko 800 poruka. Ako do kraja dana ostane svega 100 neodgovorenih poruka onda je to produktivni dan. Ako ih ima više od 200 ne idem na spavanje dok ne završim sa njima. Isprobao sam sve te programe za upravljanje elektronskom poštom, ali po mom mišljenju oni samo komplikuju sve. Tako da se ja prosto probijam kroz svoje poštansko sanduče.

Da bih to radim podučavam ljude sa kojima radim da pišu vrlo kratke poruke samo na jednu temu. Po tom pitanju sam jako strog. Ako treba da pošaljete duže pismo, morate to naznačiti u temi: “ Ovo je dugačko pismo. Ne očekujem odgovor. ” Poruke na koje je potrebno odmah odgovoriti moraju biti posvećene samo jednoj temi. I ako sam uključen u grupnu prepisku, i ne smatram da je moj doprinos neophodan neću odgovarati.

Jedna mala ali vrlo korisna praksa koju pratim jeste da sebi odredim male ciljeve u toku celog dana. Mogu da kažem sebi: – Ja uvek imam čime da se bavim, imam dugačku listu, ali uvek je korisno osloboditi se dosadnih sitnica.

Saznao sam da na moju produktivnost najgore utiče prebacivanje s teme na temu. Koliko god da si brz ili pametan, prebaciti se na novi zadatak iziskuje intezivan rad. Trudim se da podelim dan na blokove sa prirodnim pauzama. Tako da ako mora da uradim brdo stvari za Affirm, a zatim da počnem da razmišljam o nečemu vezanom za Glow potrudići se da organizujem grafik tako da se prebacivanje odvija naprimer u vreme pauze za ručak. Tako izbegavam taj težak trenutak kada moram da izbacim sve iz glave i prebacim se na drugu temu.

Moja glavna mantra je – “Fokusiraj se”. Ako se plašite konkurencije, brinete o finansijama ili još nečemu to utiče na produktivnost. Svaki put kada kolege kažu “Ta kompanija se nameće na našoj teritoriji” ili “Brine me konkurentski proizvod”, uvek im odgovaram: – Fokusirajte se. Ako ja ne trošim vreme na brigu o konkurenciji zašto bi oni to radili? »